Doprava cez sezónu: príprava e-shopu na Vianoce
Za posledné dva mesiace roka prejde cez väčšinu e-shopov toľko zásielok ako za predchádzajúce štyri. Všetko, čo v doprave cez rok fungovalo „akosi", sa v tom objeme zlomí — a opraviť sa to vtedy už nedá. Preto sa sezóna pripravuje v septembri a októbri, nie v novembri.
- Nerastie len počet zásielok. Mení sa aj ich skladba, tlak na termín doručenia a ochota dopravcu vziať všetko, čo mu privezieš.
- Sezónne príplatky sú bežná súčasť zmlúv a objavia sa na novembrovej a decembrovej faktúre. Zisti si ich vopred, nie z faktúry.
- Druhý dopravca nie je o cene, ale o tom, že máš kam siahnuť, keď prvému praskne kapacita alebo mu vypadne zvoz.
Čo sa cez sezónu naozaj mení
Prvá vec, ktorá napadne každému, je počet objednávok. Ten je ale z hľadiska dopravy najmenší problém — je predvídateľný a dá sa naň pripraviť. Horšie sú tri veci, ktoré sa menia potichu:
- Skladba objednávok. Cez sezónu sa predávajú iné veci než cez rok — často väčšie, ťažšie alebo naopak drobnosti v hromadných objednávkach. Hmotnostné pásma, ktoré ti cez rok sedeli, môžu zrazu sedieť inak.
- Tlak na termín. V novembri zákazníkovi nevadí, že balík príde o deň neskôr. V druhej polovici decembra to je dôvod na zrušenie objednávky a zlú recenziu.
- Kapacita na strane dopravcu. Depá aj kuriéri idú na hranici. Zvoz, ktorý cez rok prišiel spoľahlivo o štvrtej, môže meškať — a ak si nenahlásený, nemusí prísť vôbec.
Kapacitu si dohodni vopred
Toto je krok, ktorý stojí jeden telefonát a ušetrí najviac nervov. Dopravcovia si objemy na sezónu plánujú a e-shop, ktorý sa ozve v septembri, dostane iné zaobchádzanie než ten, ktorý sa prvýkrát ozve 25. novembra s tým, že má trojnásobok zásielok.
Čo si s dopravcom prejsť:
- Očakávaný denný objem v špičke — nie priemer za mesiac, ale najhorší deň.
- Časy zvozu a či sa cez sezónu menia. Niektorí pridávajú druhý zvoz, iní naopak posúvajú uzávierku skôr.
- Čo sa stane pri prekročení nahláseného objemu — či zvyšok vezmú, nechajú na ďalší deň alebo doúčtujú.
- Uzávierky pred sviatkami — kedy je posledný deň, aby zásielka došla pred Vianocami.
Odpovede si zapíš. V decembri sa na ne budeš odvolávať a e-mail je lepší argument než spomienka na telefonát.
Sezónne príplatky: zisti ich zo zmluvy, nie z faktúry
Príplatok za sezónu (v zmluvách býva ako peak, sezónny alebo vianočný príplatok) je bežná súčasť cenníkov, najmä u medzinárodných expresných dopravcov. Účtuje sa spravidla za obdobie niekoľkých týždňov a môže mať viacero podôb naraz:
- percento z ceny prepravy alebo pevná suma za zásielku,
- zvýšený príplatok za nadrozmerné a neštandardné zásielky,
- príplatok viazaný na to, o koľko prekročíš svoj bežný objem.
Konkrétne sumy sem písať nemá zmysel — každý e-shop má vlastnú zmluvu a čísla sa medziročne menia. Podstatné je, že si ich máš dohľadať vo vlastnej zmluve ešte pred sezónou a vedieť, od ktorého dňa platia. Ak ich v zmluve nenájdeš, spýtaj sa priamo; „nič také nemáme" je tiež odpoveď, ktorú je dobré mať písomne.
Termíny, ktoré rozhodujú
Kalendár si zostav skôr, než začne kampaň. Dôležité sú štyri body a každý z nich má vplyv na dopravu:
| Kedy | Čo sa deje | Čo s tým |
|---|---|---|
| Koniec októbra | Dopravcovia zverejňujú sezónne príplatky a uzávierky. | Prejdi si ich a prepočítaj, či sa ti nemení najlacnejší dopravca. |
| Black Friday a Cyber Monday | Najväčší jednorazový nápor objednávok v roku. | Nahlásený objem, pripravené obaly, ľudia na expedíciu. |
| Prvá polovica decembra | Rovnomerný, ale vysoký objem. | Sleduj meškania a reklamácie — vtedy sa dá ešte reagovať. |
| Posledný termín odoslania | Deň, po ktorom už doručenie pred Vianocami nikto negarantuje. | Napíš ho zákazníkom na web a drž sa ho aj interne. |
Posledný termín zverejni viditeľne — v košíku, na produktovej stránke aj v pätičke. Ušetrí ti to viac otázok v zákazníckej podpore než akýkoľvek iný text na webe.
Druhý dopravca nie je luxus, je poistka
Cez rok sa dá fungovať s jedným dopravcom a väčšina menších e-shopov tak aj funguje. Cez sezónu je to riziko, ktoré sa nedá zmierniť ničím iným než druhou zmluvou:
- Keď dopravcovi praskne kapacita, tvoje zásielky čakajú. S druhým dopravcom ich presmeruješ v ten istý deň.
- Keď sa mení poradie kvôli sezónnym príplatkom, máš z čoho vyberať.
- Keď zákazník trvá na výdajnom mieste, ktoré prvý dopravca nemá, nemusíš objednávku rušiť.
A je tu aj druhá strana. Rozdiel v cene medzi dopravcami existuje pri každej objednávke — cez sezónu ich máš len násobne viac. To, čo v septembri vyzerá ako pár eur, je v decembri pri trojnásobnom objeme suma, ktorú je vidieť vo výsledovke. Koľko to je práve u teba, si vieš odhadnúť v kalkulačke úspory.
Ako si vybrať toho druhého, je v článku Porovnanie slovenských dopravcov. Zmluvu rieš v septembri — v novembri už je na to neskoro, papierovanie trvá.
Čo si prekontrolovať v e-shope
Toto je zoznam, ktorý sa dá prejsť za jedno popoludnie a pokryje väčšinu problémov, ktoré cez sezónu vznikajú:
- Hmotnosti pri všetkých produktoch. Bez nich sa cena dopravy nedá vypočítať a dopravca sa nedá vybrať automaticky. Skontroluj aj jednotky — zámena gramov za kilogramy je najčastejšia chyba.
- Rozmery pri objemných produktoch. Pri veľkom a ľahkom tovare sa účtuje objemová hmotnosť, nie skutočná; ako sa počíta, je v článku o objemovej hmotnosti.
- Hmotnostné pásma v pokladni. Ak sa ti cez sezónu mení skladba objednávok, pásma nastavené na jarný sortiment nemusia sedieť. Postup je v článku Ako nastaviť ceny dopravy v pokladni.
- Prah pre dopravu zadarmo. Cez sezónu rastie priemerná hodnota objednávky — prah, ktorý bol v lete akurát, môže byť v decembri zbytočne nízky.
- Dobierka. Je to najdrahší spôsob platby a cez sezónu aj najrizikovejší (neprevzaté zásielky). Zváž, či ju necháš bez poplatku.
- Obalový materiál. Objednaj skôr, než ho objedná každý. Nedostatok krabíc v novembri je bežná vec.
Po sezóne: skontroluj faktúry
Cez november a december prejde najviac zásielok v roku, takže chyba vo fakturácii má vtedy najväčší dopad. A práve vtedy je najpravdepodobnejšia: menia sa príplatky, pribúdajú sezónne položky a objem je taký, že si nikto riadok po riadku neprejde.
Čo si na januárovej faktúre pozrieť ako prvé:
- či sedia sadzby za pásma s tým, čo máš v zmluve,
- či je sezónny príplatok účtovaný len za dohodnuté obdobie a v dohodnutej výške,
- či ti neúčtujú nadváhu alebo nadrozmer pri zásielkach, ktoré do limitu patrili,
- či za neprevzaté zásielky platíš raz alebo dvakrát.
Čítanie faktúry riadok po riadku je popísané v článku Ako čítať faktúru od dopravcu. Ak ich máš viac a nechce sa ti to prechádzať ručne, Dopravio porovná faktúru so zmluvou automaticky a vypíše, kde sedí niečo iné.