6 najčastejších chýb vo faktúrach od dopravcov

Faktúru od dopravcu málokto kontroluje riadok po riadku — a práve s tým sa počíta. Nejde spravidla o zlý úmysel, ale o zle nastavený systém, ktorý si nikto nevšimol. Tu je šesť chýb, ktoré vidíme opakovane, aj s tým, ako ich odhaliť.

1. Nesprávne hmotnostné pásmo

Najčastejšia a zároveň najdrahšia chyba. Zásielka je zaradená do vyššieho pásma, než reálne váži — buď preto, že tvoje produkty nemajú v e-shope presné hmotnosti, alebo preto, že sa fakturuje podľa nameranej hodnoty s inou toleranciou, než máte dohodnutú.

Ako to odhaliť: vezmi päť zásielok, ktoré si reálne odvážil, a porovnaj svoju hmotnosť s tou na faktúre. Jednorazová odchýlka je bežná, systematický posun jedným smerom nie.

2. Palivový príplatok dvakrát

Palivový príplatok je percento z prepravného. Občas sa objaví aj druhýkrát — ako samostatná fixná položka alebo zarátaný do inej služby. Na faktúre to vyzerá ako dva rôzne poplatky, v skutočnosti je to ten istý dvakrát.

Ako to odhaliť: zober jednu zásielku a prepočítaj: základná sadzba × percento zo zmluvy. Ak je súčet príplatkov vyšší, niečo sa počíta navyše. Pozri aj to, či sa percento neuplatňuje na základňu, ktorá už príplatky obsahuje.

3. Dobierka účtovaná za balík namiesto za zásielku

Poplatok za dobierku patrí raz na zásielku — peniaze sa inkasujú raz, bez ohľadu na to, koľkými balíkmi zásielku pošleš. Pri viac-balíkových zásielkach sa však občas objaví za každý balík.

Ako to odhaliť: nájdi na faktúre zásielky, ktoré mali viac balíkov, a skontroluj, koľkokrát je pri nich dobierka. Ak sa ti to nedá vyfiltrovať, spočítaj počet dobierkových objednávok v e-shope a porovnaj s počtom položiek dobierky na faktúre.

4. Poplatky, ktoré v zmluve nie sú

Manipulačný poplatok, príplatok za odľahlú oblasť, poplatok za avízo, za zmenu adresy, za uskladnenie. Niektoré sú legitímne a máš ich dohodnuté. Iné sa objavia preto, že ich dopravca zaviedol plošne a do tvojej individuálnej zmluvy sa to nepremietlo.

Ako to odhaliť: vypíš si všetky typy položiek, ktoré sa na faktúre vyskytujú, a odškrtaj ich oproti zmluve. Čo neodškrtneš, je na otázku. Toto je jediná kontrola, ktorú stačí spraviť raz poriadne — zoznam položiek sa nemení každý mesiac.

5. Zle účtované zahraničie

Cezhraničná zásielka účtovaná domácou sadzbou (v tvoj neprospech) alebo zaradená do drahšej zóny, než jej patrí. Zóny sú v cenníku a nie vždy sú intuitívne — susedná krajina nemusí byť v najlacnejšej zóne.

Ako to odhaliť: vyfiltruj zásielky do zahraničia a skontroluj, či zóna na faktúre zodpovedá zóne v cenníku. Pri malom počte zahraničných zásielok to je otázka pár minút.

6. Nadváha účtovaná pod limitom

Príplatok za nadváhu pri zásielke, ktorá limit nepresiahla — alebo počítaný z celej hmotnosti namiesto z rozdielu nad limitom. Rozdiel medzi týmito dvomi spôsobmi býva v zmluve napísaný jednou vetou a znamená niekoľkonásobne inú sumu.

Ako to odhaliť: nájdi zásielky s príplatkom za nadváhu a porovnaj ich hmotnosť s limitom v zmluve. Ak je hmotnosť pod limitom, príplatok tam nemá čo robiť.

Čo s nálezmi robiť

1. Zapíš ich s číslom zásielky a dátumom. Reklamácia s konkrétnym číslom má úplne inú váhu než všeobecná sťažnosť.
2. Pošli ich obchodnému zástupcovi, nie na všeobecný e-mail. Zástupca má motiváciu vec vyriešiť, podateľňa nie.
3. Pýtaj sa aj na budúcnosť. Oprava jednej faktúry je pekná, ale dôležitejšie je, aby sa chyba prestala opakovať. Vypýtaj si potvrdenie, že sa nastavenie zmenilo.
4. Nálezy si odlož na vyjednávanie. Pri obnove zmluvy je zoznam nezrovnalostí za posledný rok veľmi konkrétny argument.

Podrobný postup reklamácie aj s tým, čo si pripraviť, je v článku Reklamácia u dopravcu. Ak nechceš faktúry prechádzať ručne, Dopravio ich porovná so zmluvou automaticky — viac na stránke Kontrola faktúr od dopravcov.

Časté otázky